Turhat himmelit – mikä oikeasti estää tekemästä?

Olen viime aikoina miettinyt paljon sitä, mikä meitä suomalaisia yhdistää – ja mikä taas erottaa meidät toisistamme.

Miksi joku asia toimii yhdellä paikkakunnalla todella hyvin, mutta toisessa paikassa sama asia tuntuu olevan lähes mahdoton saada liikkeelle?

Ja miksi esimerkiksi Suomen, Ruotsin, Viron ja muiden Baltian maiden välillä voi joskus nähdä yllättävän suuria eroja siinä, miten asioita viedään käytännössä eteenpäin?

Minusta yksi merkittävä ero löytyy tahdosta tehdä asioita oikein ja riittävän yksinkertaisesti.

Ei rakenneta tekemisen ympärille turhaa järjestelmää vain siksi, että järjestelmä näyttää hyvältä paperilla.

Ei perusteta kolmea työryhmää, kahta projektiryhmää ja yhtä ohjausryhmää asian ympärille, jonka kaksi ihmistä voisi ratkaista aamupäivän aikana.

Ei tehdä prosessista niin monimutkaista, että lopulta kukaan ei enää tiedä, kuka asiasta oikeasti vastaa.

Himmeli ei ole sama asia kuin hyvä organisaatio

Hyvä organisaatio tarvitsee rakenteita.
Hyvä prosessi säästää aikaa.
Hyvä järjestelmä auttaa ihmisiä onnistumaan.

Mutta jossain kohtaa järjestelmä alkaa elää omaa elämäänsä.

Syntyy projektihemmeleitä.

Palavereita pidetään palavereiden vuoksi.
Asioita siirretään seuraavalle henkilölle.
Päätöksiä odotetaan.
Lomakkeita täytetään.
Kysytään lupa kysyä toiselta ihmiseltä.

Ja samalla asiakas odottaa.

Minusta tässä on yksi suomalaisen tekemisen suurista haasteista.

Me osaamme tehdä asioista liian helposti vaikeita.

Meillä Pilvilinna Mediahousessa asia on pyritty tekemään päinvastoin

Meillä on hyvin suoraviivaiset prosessit.

Tilauksen vastaanotto → tuotanto → toimitus.
Reklamaatio → selvitys → ratkaisu.
Uusi tuote → idea → toteutus → myyntiin.
Verkkokauppa → tilaus → toimitus.
Laskutus → lasku → maksu.

Toki taustalla on järjestelmiä, työkaluja ja paljon kokemusta. Mutta niiden tarkoitus on helpottaa tekemistä – ei vaikeuttaa sitä.

Jos jokin asia voidaan tehdä kolmella vaiheella, siihen ei tarvita seitsemää.

Jos asiakas tarvitsee vastauksen, hänelle vastataan.
Jos virhe on tapahtunut, se korjataan.
Jos uusi idea on hyvä, sitä kokeillaan.
Ja jos jokin prosessi ei toimi, sitä muutetaan.

Ei perusteta työryhmää pohtimaan, pitäisikö perustaa työryhmä.

Missä sinun mielestäsi on turhia himmeleitä?

Tämä on oikeastaan tämän kirjoituksen tärkein kysymys.

Missä sinä näet turhia himmeleitä?

Yrityksissä?
Julkisessa hallinnossa?
Yhdistyksissä?
Kunnissa?
Työpaikoilla?
Tai ehkä omassa toiminnassasi?

Ja vielä tärkeämpi kysymys:

Mitä niistä pitäisi poistaa?

Minusta Suomi tarvitsee enemmän ihmisiä, jotka uskaltavat kysyä:

Tarvitaanko tätä oikeasti?

Ja jos vastaus on ei, se pitäisi uskaltaa lopettaa.

Usein pienempi määrä hyviä ihmisiä, selkeä vastuu ja suora päätöksenteko vievät asian paljon pidemmälle kuin suuri organisaatio täynnä hienoja nimikkeitä ja monimutkaisia prosesseja.

Vähemmän himmeleitä. Enemmän tekemistä.

Se on yksi tapa, jolla me Pilvilinna Mediahousessa haluamme tehdä töitä.

Jos tällainen suora, käytännönläheinen toimintatapa ilman turhia projektihimmeleitä kiinnostaa, ole yhteydessä.

Katsotaan yhdessä, mitä voidaan tehdä – ja tehdään se.